2020年的第二个月已经过去，虽然天气已有春暖花开之意，但经济大环境仍冻结在寒冬之中。受COVID-19的影响，笔者身边的多数企业仍未完全恢复办公状态，而在业务环节最重要的一环——合同签约环节，无论是商贸企业公对公的合作协议签约，还是服务业以及金融机构等公对私的办理业务签约，都面临了很大的挑战。传统业务形态中，为了争取己方利益的最大化，合同双方面对面谈判，细究合同每一个条款细节的情况并不少见，而在公对私的情况下，为客户说明合同内容，提示合同风险也是合规流程中必不可少的环节，一方面是特殊时期疫情防控的风险，即物理接触的风险。另一方面也要考虑始终存在的用章风险，即合规管控的风险，真是叫人头大。

此外，每个开年也是公司人才流动人员更新的高峰期，而入职后是否立即签署劳动合同这一问题也让不少HR犯难了：这不签吧，怕以后出事，签吧，怕当场去世。以上种种问题迫使许多公司原先尚在“无限期纸上谈兵”的 “合同电子化”被提上了议事日程。

一、电子合同风险几何？

电子合同，根据联合国国际贸易法委员会《电子商务示范法》以及世界各国颁布的电子交易法，同时结合我国《合同法》的有关规定，电子合同可以被界定为一种平等主体之间通过电子信息网络以数据电文的形式达成的，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。电子合同也是合同法规定的书面合同的一种，电子合同与传统的合同具有同等的法律效力。但是，相较于传统纸质签署的合同，一旦在履行过程中发生违约等事件，电子合同在作为证据时的效力上会存在额外的风险，包括：

1、签约主体身份不确定的风险。相较于普通纸质合同，若仅以用户账户点击确认按钮，不足以判断系用户本人签订合同。若用户届时主张并非其自身登录系统，可能将影响双方之间签订合同的效力。

2、签约时间不确定的风险。双方只有在合同签订后才能履行合同，但是合同签订时间在电子合同中难以确认，即使通过系统时间等确认了，一般认为属于公司网站内部数据，在证明力上也会受到一定限制。

3、签约内容不确定的风险。电子合同基于其数据电文的性质，被修改的可能性更大，若公司无法通过一定形式固定双方签约时的合同内容，那么可能无法主张特别设定的条款经过了对方同意，从而对对方产生约束力。

二、电子签名又是何物？

要解决上述问题，就需要使用电子签名。《电子签名法》第二条对电子签名进行了定义：电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。结合《合同法》的相关规定，我国法律实际上明确了电子签名属于合法数据形式，理论上法律效力等同于实际的签名或盖章，系合法有效。

需要注意的是，电子邮件中的个性签名，或者简单地将个人签名扫描后“粘贴”在合同扫描件上，都不属于《电子签名法》下规定的电子签名，只有可靠的电子签名才与手写签名或者是盖章具有同等的法律效力。而实际上，电子签名的形式和内容都比纸质合同的签名或盖章要丰富得多，实践中，常用的电子签名既包括实体化的U盾，也包括数字化的程序、代码，甚至可以识别签名人身份的指纹、虹膜、声纹等，都可以被作为电子签名。

那么，电子签名在满足什么条件后才是所谓的“可靠”的电子签名呢？由于数据电文一般是自动生成的，容易被篡改，因此《电子签名法》第十三条规定：电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

第一、电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

第二、签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

第三、签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

第四、签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

简单来说，电子签名的可靠性，至少需要确保其秘密性、控制权和所对应数据电文的不可篡改性。对于秘密性而言，在签订电子合同时，合格的电子签名在电子签名一般是要经过加密后把签名文件发送给交易对方，交易对方将收到一份加密的电子签名文件，需要经过专门的软件解密后才能进行验证。此外，为了确保签约者对电子签名的控制权，实践中一般采用分发U盾+密码或指纹等生物识别标识的双重认证形式，确保签约者在签约时对电子签名具有完全的控制权。

三、合同内容如何防篡改？

而对应合同内容数据电文的不可篡改性，首先需要满足电子签名所对应的数据电文的原件形式。《电子签名法》第五条规定：符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：一是能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；二是能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。也就是说能确定数据电文的演变过程的，不影响数据电文的完整性。

因此，在目前的实践中，因业务形态而需要经常签订电子合同的电商平台，往往会通过以下方式确保数据电文的原件不被篡改：

1、公证：实践中，淘宝网就采用了公证的方法，固定其业务规则，来明确该规则适用的时间节点。但是实际上，一方面，这种形式虽然可以确定规则适用的时间节点，但是对于用户注册的时间点无法确定，也无法确保电子合同内容在生成后没有被篡改；另一方面，针对每一份合同进行公证，不仅成本过高，时间效率上也难以满足。

2、时间戳：一些网站使用时间戳来确定用户签约的时间，并在一定程度上保证生成的电子合同内容没有被篡改。但是，这种方法无法解决签约主体的身份认证问题，即无法确保签约主体本身而非他人签订了电子合同。

3、第三方存储：由第三方服务机构存储合同内容，而非合同一方存储合同内容电子数据，可以在一定程度上增加数据电文的原文可靠性，但仍不能确保不被篡改。

上述方法单独使用，往往在证据效力上均存在一定程度上的缺陷，因此实践中，多数电商平台会综合采用上述方式，来增加上述数据电文原文的可靠性，确保风险最小化。笔者认为，需要实行合同电子化的企业，可以参考上述电商平台的实践做法，来降低电子合同签约及履行环节的风险。

在此前提下，在合同签订后，公司仍需要考虑在采用一定的方法加强电子合同的证据效力。如在合同履行过程中，应当对合同双方在履约行为（付款、过户）等形成的数据电文进行保存和公证等，如合同履行中涉及到货物的出库、运输、交付、保修等，或者服务的提供、确收、反馈、评价等，这些环节所形成的数据电文，以及在合同履行过程中第三方介入形成的出库单、收货确认单、发票、税款缴纳证明等数据电文，都可以在一定程度上补强电子合同的证据效力，用以应对发生纠纷时，形成真实、完整、合法的证据链条，证明电子合同的效力。

四、员工签约更是头疼

解决了外部签约的电子化后，到了内部劳动合同和规章制度签署环节，情况就变得更复杂了。

首先，就身份认证而言，在外部商事交易中，公司与签约的上游供应商和下游经销商，一般具有长期合作关系，因此对相对固定的经办人员分发U盾，并进行密码或指纹等生物识别信息录入，都较为便利，但对于公司内部员工而言，不仅人数众多，人员也相对不固定，给每个员工制作并发送其专有的U盾、动态密码锁，成本就显得过高了。

而即使公司痛下狠心，分发U盾，解决了签约员工身份认证问题，第二个问题又接踵而至：根据《劳动合同法》的规定，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。如果在疫情期间，公司基于生产经营困难，需要更新涉及员工切身利益的公司规章制度，企业需要证明其已经将规章制度内容“告知”员工。在疫情的远程办公背景下，如果公司拟通过系统中确认的方式进行制度签署，一般来说，只要员工通过登录每日使用的系统，并在系统中就公司发送的新规章制度勾选“已阅读”选项，并点击确认按钮，即表明其已阅读并确认上述规章制度，相应地，公司也完成了告知员工的义务。

但是，由于数据电文（系统中展示的需要签署的制度内容）本身的特性，相比于普通纸质文件，一旦在将来发生员工违反制度等事件，该制度是否已经员工确认、签署确认的主体是谁、制度具体内容有无被单方篡改等事项，双方往往容易产生争议。如前面提到的，U盾仅能解决签约主体的身份认证问题，而现有的其他方式，如时间戳或第三方存储而言，由于公司一般是通过内部OA系统进行制度签署，引入第三方进行认证或存储也不切实际。

因此，在规章制度和重大事项公示告知环节，笔者建议，在公司通过系统让员工点击确认的同时，可以向员工邮箱发送一封电子邮件，以醒目方式载明需要员工阅读并确认的规章支付内容，并统一要求员工发送阅读回执；同时，公司可通过向员工登记的联系手机号码发送规章制度内容的短信，建立员工微信群发送规章制度内容并要求员工在群内已阅读等方式，进一步确保员工已收到并确认上述规章制度；对于部分始终未确认上述规章制度的员工，笔者建议公司可以通过电话的方式直接与员工本人进行沟通，在电话中表明自己身份，告知其规章制度内容，同时要求员工表明其身份，并表明已阅读和接受上述规章制度内容，并对上述电话沟通的内容进行录音留存。

通过上述多种手段，就可以有效降低将来发生劳动仲裁时该员工主张自己本人未收到并确认规章制度的可能性。