今年开年受疫情影响，各地推迟复工，减少线下活动，纷纷转为线上会议，线上视频面试，一时远程签订电子合同的需求迅速攀升。在以往很少使用电子合同的劳动人事领域，也开始逐渐发展推动。

3月10日，人力资源和社会保障部公众号推文刊发人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。明确了“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立劳动合同”。那么电子合同的具体签订要怎么做？又需要注意些什么呢？

一、电子合同的法律要求

电子合同作为电子数据的一种，天然具有无痕篡改可能性高、容易灭失、原始性难以保障等弊病。根据《中华人民共和国电子签名法》（《电子签名法》），真实有效的电子合同需要具备以下条件：

1、能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；

2、能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改；

3、数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；

4、能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间；

5、具有可靠的电子签名（在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性）。

6、约定事项不涉及婚姻、收养、继承等人身关系，以及停止供水、供热、供气等公用事业服务及法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

二、7步搞定电子劳动合同签订

根据人社部官方文件的要求以及《电子签名法》的规定，HR要完成电子形式的劳动合同需要参照以下流程。

第1步 ：HR首先需要寻找可以开展电子合同综合业务的电子合同平台合作机构；

第2步 ：接下来劳资双方均应认真阅读该机构公示的操作指南和服务流程，对电子合同业务的办理做到深入了解；

第3步 ：劳资双方应根据平台指引进行实名认证，企业方需提供营业执照、上传法定代表人身份证正反面图片。而后通过后台识别校验、审核处理、录制视频，上传视频完成身份验证。员工方也应依此流程，完成身份校验和实名认证；

第4步：员工通过手机端手写签名样式并上传，企业应将章模图片拍照上传，平台自动生成签名和章模的图片；

第5步 ：由企业方将劳动合同文件通过电子文档形式上传至平台服务器，后由企业方发起请求，框定签署位置后，等待员工回复；

第6步 ：由员工实名登录平台后，根据标识提示，使用电子签名，完成合同签署；

第7步 ：合同签署后，平台自动会生成数据文本并进行备案留存，禁止任何一方无痕修改。

另外，平台对电子合同的服务内容还包括电子合同的提醒、分类、归档、查询和检索等，能够使得合同的存储、查看和下载更加安全、便捷和高效。

三、如何保证电子合同的效力

要通过合法可靠的电子合同平台订立电子合同，电子合同平台的技术判断标准：可靠的电子合同平台应具备相对成熟的合同防篡改、防伪造技术与完善的合同订立流程。从合同签订流程角度，合同签订流程应完善透明，才能降低订立程序相关纠纷的可能性。

一般来说，电子合同平台本身不提供可信时间戳、电子签名认证等服务，对于“具有可靠的电子签名”这一法律要求，平台通过集合第三方电子认证服务商的服务满足。

根据《电子签名法》的规定：只有在电子签名符合专有性、可控性与改动可发现性三点时，才会被认定为可靠，为此《电子签名法》中配套规定了电子签名的第三方认证服务制度。

从当前司法实践来看，技术力量和合同订立流程能满足法律要求、集合了具有资质的第三方电子认证服务商的电子合同平台，一般能受到法院认可，在此类平台订立的电子合同通常会被认定满足《电子签名法》的要求。

四、如何判断电子合同平台是否合法可靠

1、确认平台采用的电子合同管理技术是否可靠

目前电子合同平台不少，而一般用户其实很难判断各平台所展示的技术究竟是何原理、有何效果。有一个相对简便快捷的方式：查询是否有过往案例支持认可该电子合同平台。

2、确认与平台合作的电子认证服务商是否具有资质

确认平台合作的电子认证服务商。在选取电子合同平台时，可先通过平台官方网站公布的合作协议、授权证书等，检查其与哪些电子认证服务商建立了合作关系。对于官方网站中就合作方问题语焉不详的平台要谨慎使用，不仅要事前询问清楚其具体合作对象，还要获得能够切实证明该合作关系的盖章授权书、合作函等。

确认平台合作的电子认证服务商的资质。在确定平台合作的电子认证服务商信息后，还需判断该服务商是否具有合法合规的资质。根据《电子签名法》、《电子认证服务密码管理办法》等法律法规规定，提供电子认证服务需要获得《电子认证服务许可证》及《电子认证服务使用密码许可证》。

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