随着电子签章应用的推广和普及,越来越多的行业以及企业选择了电子签章作为办公管理合同文件签署方式之一。尤其是在疫情的大环境下,线上办公、远程协同的需求增多。

在物业传统签章场景中,存在着诸多不便,比如在签订租赁合同时,需要经过合同打印、合同审批、签章盖章、邮寄、等待客户签章回寄等流程,导致签章的周期长,成本高并且容易错失合作客户。

以及在涉及各类教会收据单、催缴单等单据的签章管理时,往往是需求急,数量多,需要耗费大量的时间在起草、填单盖章的过程中,一旦印章管理不当或存在错漏盖章的行为,容易造成伪造印章,错盖漏盖等风险。

总结来说,物业在签章管理工作中容易出现:签章数量多,工作效率低;签章数量大,成本高;归档整理、查阅不便,管理难;伪造印章行为易发,潜在风险大等问题。

使用电子签章能很好的解决以上这些问题。

首先使用电子签章需要各方主体进行身份认证,提交企业信息、个人身份信息、人脸识别等,交由公安部、工商局等管理部门进行数据比对,再由ca认证机构颁发数字证书,确保了签章主体的身份的真实有效。

其次,合同、收据、缴费单等文件的签章统一在电子签章系统或平台上进行,从文件签章发起到文件管理、存证等是实现了全程在线,无需面对面,更无需邮寄,满足了在线办公、远程协同的需求,同时文件的管理也更加便捷,电子数据存储,一键归档和查阅。

最后,应对传统签章潜在的风险问题,电子签章做了极大的保障措施,通过身份认证、电子签名、区块链、时间戳等技术手段,对签署以及存储过程中的文件数据进行加密上链存储,固化原始文件,一旦发生修改即能及时查看发现,保障了文件数据的安全。

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