【舞弊案例】线上办公“云”签约？电子合同风险须防范！（线上签约有效吗）

admin2年前 (2023-05-26)签约新闻122

案例回顾继2020年3月人社部明确电子劳动合同的法律效力之后,4月22日，北京市人社局发布消息称，北京将在全国率先推广使用电子劳动合同，同时将结合优化营商环境、开展便民利企服务的相关要求，逐步推广电子劳动合同在不同场景的应用，搭建全市统一的电子劳动合同管理平台。此前，已有部分企业在电子劳动合同上有了初步的探索和应用，比如：

京东集团早在两年前就开发了自己的电子合同管理系统，在员工入职、合同签订、岗位调转、员工离职、人事证明等场景中实现了全流程电子化签署，北京地区3万名员工全部签署电子劳动合同。

万达集团从去年底开始搭建空中办事大厅，将员工面签转移到线上进行，目前已经覆盖3万名员工，完成了5000人的电子劳动合同签署。

百度公司去年建立内部电子签约平台，将企业电子签章应用到当年下半年的校园招聘中，今年还计划将电子签约应用到员工入职、续签、转签等更大范围的场景当中。

受疫情影响，电子合同因为零接触、零传播、零跑腿等特点,迅速成为万业普及的国民级应用,除了人力资源领域，其在其他细分领域的关注度也前所未有提高。

4月13日，住建部发布《住房和城乡建设部关于提升房屋网签备案服务效能的意见》，明确“鼓励使用房屋交易电子合同”。目前，融创、大家、金茂等房地产开发企业，我爱我家、链家等房产中介机构均已启用“云签约”服务，打通了“云购房”的最后一环。此外，2月24日，银保监会政策研究局一级巡视员叶燕斐在国务院联防联控机制新闻发布会上也表示，监管部门要改进工作。对电子单证、电子影像、电子签章、电子数据的政府合规性、合法性要充分认同，不能一定要拿纸质的证据或者有人手签的字、手按的印才合规。电子合同在各行业的全面普及已势不可挡。

素材来源：新华网、新浪财经

案例分析

自2004年《中华人民共和国电子签名法》颁布，电子合同在法律层面早已得到认可，2019年《中华人民共和国电子签名法》修改，以及今年特殊形势下相关部委、省市陆续出台的鼓励政策，更是进一步扩大了电子合同的应用场景。那么，企业开展“云”签约，都需要注意防范哪些风险？又该采取哪些措施呢？

01企业应用电子合同会面临哪些风险？企业以电子形式订立合同，应当特别注意审查合同对方的身份，并保证合同内容是双方的真实意思表示且合同最终形成后未被更改。具体而言，企业应格外注意防范：第一，与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，导致合同无效或引发潜在风险。企业订立电子合同时，由于无法当面核验合同对方的身份，因此可能难以确保签约人与合同主体一致或其有权代表合同主体签订合同。第二，电子合同签署后被人为篡改或因非主观故意因素导致内容变化等，致使企业蒙受损失。储存电子合同的硬件或数据库等存放环境，以及调取查用电子合同时采用的打印、U盘拷贝等方式，均存在合同内容发生更改的风险。第三，电子认证服务提供方或电子合同签约平台等供应商选择不当，使合同效力存在瑕疵、发生纠纷时举证困难、在信息流转的过程中发生泄漏等。

02企业如何防范风险、保障权益？由于第三方电子合同平台具有相当程度的中立性以及较高的技术保障，省去了合同效力认证的繁琐和风险，因此建议企业在订立合同时引入第三方平台，以数据电文+电子签名的形式订立电子合同。在此过程中，企业可通过采取如下措施防范风险：首先，在选择第三方电子合同平台时，企业应注意确认其提供的服务与相应履约能力。有的平台仅提供云技术或区块链技术等存证服务；有的提供终端用户直接通过平台签署电子合同的服务；有的还会配套提供举证相关的衍生法律服务等。企业需要根据自身的需求审慎选择，并注意确认平台是否取得相关资质以及遵循相关技术标准等，如：提供电子认证服务的是否取得了工信部许可的CA认证服务资质；提供存证服务的是否能够保证电子证据自固定之后的完整性和不可更改性。必要时，企业可以聘请专业技术人员和法律顾问等对第三方平台的服务能力进行调查。此外，企业还应注意明确约定数据信息的收集、传输、存储、披露、删除等环节的数据安全和保密义务，以及由于平台方原因导致身份验证失效等情况时的配合举证义务和过错赔偿责任等。其次，无论第三方平台在企业电子合同订立过程中扮演何种角色，企业都应加强对合同签约方主体资格的严格、全面审查。如果企业通过自建系统或直接通过第三方平台签署合同，应注意加强身份认证与验证模块的系统开发或个性化实施。一方面，合同对方在注册账户时需要进行“实名”认证，如法人主体经CA认证并提交加盖公章的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书扫描件、绑定银行卡等；另一方面，在签约时，企业可以通过发送短信验证码、进行人脸识别、使用U盾和动态密码锁等方式，确保签约主体与注册一致。如果企业通过合同对方提供的系统签署合同，应要求对方提供相关系统的许可或备案信息、工商登记信息、发明专利或计算机软件著作权登记号、系统业务说明、技术鉴定文件、计算机安全等级证明等资料。注意，在线签约过程中，企业使用格式合同的，应对权利、义务等关键条款进行必要的提示或解释说明。如修订，企业在实施电子签名前，应对修订后的合同条款逐一进行确认，必要时（特殊合同、个人签约等情况），建议要求客户对合同文本进行二次确认。此外，企业对于自身的电子合同签订介质，应进行严格的分级授权，并将其视同公章进行管理，以防止相关介质被盗用或被越权使用。具体而言，企业应参照公章管理制定电子签名相关的内部管理制度，有效监控用于注册认证的材料和信息，在系统中设立多级账号严格控制合同的审批、发送、签署等权限，妥善保管用于登录验证的账号、密码等信息以及U盾、动态密码锁、接收验证码的手机等设备，并加强关于非法使用企业电子签名的行为特征和法律责任的员工培训。最后，对于合同订立过程中形成的电子数据，企业双方应注意及时保存、备份。必要时，可考虑通过独立的第三方存证平台储存电子合同，以防止合同被篡改，增强合同的公信力。对于合同前期准备和履约过程中的相关记录，如往来电子邮件、通信记录、通话录音、发货记录、付款凭证、交货快递单、对账单等，企业也应注意留存，以便在产生纠纷时可以及时、完整地提供相关证据。总结

随着远程在线办公模式的兴起，越来越多的企业通过“云”签约的方式订立电子合同，在此过程中，企业应根据自身业务需要和实际情况审慎选择电子合同的应用场景，以及是否自建电子合同签署系统或选择何种第三方电子合同平台，并加强合同订立过程中的风险防范，确保签署的电子合同具有法律效力且有效保障自身权益。

作者：冷晓晖