从发生疫情以来，人们围绕电子合同的讨论显著增加，话题也越来越深入。从最初的电子合同是否安全合规延伸到围绕业务痛点和流程抛出一个又一个细节的问题。我们整理了人力资源常见的电子签约问题答疑，希望能帮助大家更好地了解电子签约。

1.电子签约在人力资源领域有哪些常见的使用场景？

通常可以应用于员工入转调离的各个阶段，具体如下：

入职前：面试通知函、入职信息登记表、录用通知函、背调协议等。

入职中：劳动合同、保密协议、竞业条款、员工手册、入职履历等。

在职阶段：在职证明、居住证明、收入证明、变更申请表、人事变更确认表、改签/续签合同、绩效表格等。

离职阶段：离职申请、交接清单、辞职证明、劳动关系解除协议等。

还包括疫情期间的特殊应用，如疫情防控承诺书、企业复工证明、个人健康确认表、居家医学观察通知等。

2.如何实现人力资源场景，以及与线上流程、HR系统的关系如何？

电子签约平台通常支持和企业内部的核心人事系统通过标准API接口进行集成打通，在不改变原有入转调离过程的情况下，人力资源部可以在核心人员系统中向员工发起电子合同。双方签字后，系统可以实时下载并同步。

3.面对候选人放弃入职的情况，如何设计流程更合适？

通常有两种情况。一是候选人刚刚收到签署合同的通知，但没有签署，人力资源部可以直接撤销；另一种是候选人已经签字，公司已经盖章。此时，需要启动合同作废流程。

4.电子合同、电子签名、电子章、电子档案是否可以拉通？

电子合同、电子签名和电子印章是不同的名称。其实质是按照《电子签名法》的法律法规要求，通过密码技术对电子文件进行电子形式的签名。

例如，我们通常所说的劳动合同、员工手册、保密协议、在职证明、收入证明、离职证明等，都可以实现在线电子签名。

随着企业人力资源信息化建设的完善，公司一般都有很多人力资源系统，比如招聘系统、核心人事系统、内部OA等。员工在入、转、调、离各个环节的各种文件都可以实现电子签。放心签电子签约平台可以在签前、签中、签后的整个生命周期的合同管理。通过API接口的形式，与现有的HR系统、电子档案系统等对接，实现员工全生命周期中签署的相关电子文件的统一存储和管理。

5.关于部署电子签约系统，SaaS云部署和本地化部署如何选择？

首先，电子签约没有绝对的本地化。根据《电子签名法》的要求，所有签名主体都需要进行实名认证、申请数字证书，签名文件应包括签名的时间戳信息，签名的整个过程应确保合法合规，有完整的证据链和可追溯性。所有这些都需要与权威机构、如实名认证机构、CA机构、国家授时中心、公证机构等进行外部网络连接。

6.国内各省市的法规是否都接受了电子签约？

疫情爆发以来，国家出台了多项政策，鼓励用人单位签订电子劳动合同。

2020年3月，人力资源和社会保障部发布《人力资源和社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，表明用人单位可以与劳动者协商订立电子劳动合同。当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

2021年7月，人力资源和社会保障部发布《电子劳动合同订立指引》，指出各地要加强《电子劳动合同订立指引》的宣传，引导愿意订立电子劳动合同的用人单位和劳动者，参照《电子劳动合同订立指引》，确保电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改。

据了解，除少数偏远地区外，全国各地都在使用签署电子劳动合同的应用。

7.电子签名功能与《个人信息保护法》之间是否存在政策冲突？

电子签名功能与《个人信息保护法》之间没有政策冲突。

首先，电子签名功能是以电子签名技术为基础，以电子合同为载体在线达成合约的一种方式，就像线下签订合同一样。《个人信息保护法》旨在确保系统不会过度收集和应用个人信息。

由于《电子签名法》规定，电子签约需要由相关认证机构颁发带有签约方信息的数字证书，因此在使用电子签约之前，对于合同个人信息收集过程是否标准，收集目的是否告知，应用范围是否清楚，信息管理和保密是否安全，是电子签名平台需要根据《个人信息保护法》的进行规范之处。

放心签电子签约平台符合《个人信息保护法》的相关要求，遵循最小必要的原则，只收集电子签约所需的信息，遵循相关合规要求，加密存储，未经用户同意不会用作他途，保护用户隐私信息。

8.如何判断电子签名是否有效？法律效力如何？

《民法典》规定，电子合同也是书面合同的一种。电子签名的法律依据来源于《中华人民共和国电子签名法》。《中华人民共和国电子签名法》第十三条、第十四条规定，可靠的电子签名与手写签名或印章具有同等法律效力。

《劳动合同法》要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同。2020年3月，人力资源和社会保障部发布《人力资源和社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，明确用人单位可以通过电子方式与劳动者协商订立书面劳动合同。

9.如何衡量电子签约成本与降本增效之间的性价比？

每个客户的现状，需求不同，电子签约系统的ROI取决于客户的实际情况。

一般来说，与纸质合同相比，电子合同的使用可以将平均签约周期缩短95%（纸质合同的平均签约周期从3天缩短到电子合同的平均签约周期的3分钟），并将签约成本降低60%（快递费）。电子合同作为现代商业交易的基础设施，在企业内外实施电子合同，不仅仅是将纸质合同转化为电子合同，更是对其业务创新、管理和运营的数字化改革。