工程资料签署和管理是每个在建工程绕不开的课题,庞大的签署量、动则几十万的签署成本如何优化;有关部门的合规审查如何过关…纸质工程资料需要面对的难题还有很多:

麻烦:从工程立项申报、审批、设计、施工到验收等全过程中产生的大量合同、图纸、表单等工程资料需要承建、施工、设计、监理单位等参建方签署,一份材料在多方之间来回周转慢、影响材料实时性,已签的纸质资料常常因为整理不及时而丢失、移交保管量大且麻烦。

成本:以一家大型建设集团为例,一项在建单位工程所需纸张约530页、三套分类归档,平均消耗纸张及打印成本约150元;工程施工地往返集团100KM,每次油费约50元,从开工到竣工大约需要往返5-8回盖章,往返费用约400元,平均一个单位工程签署成本约550元;一年20多个工程项目、80多个在建单位工程,成本费用总计约88万元。

审查:面对政府监管部门的资料审查,常常出现记录单缺少监理签字、内容填写不规范;为了省时间出现代签,项目经理、技术负责人以及资料员笔迹一样等多种问题。

申报:工程项目开始前必须前往有关部门申报立项,要花大量时间整理纸质材料,申报期间要多头跑、来回跑交材料、等结果,审批时间长。

为此,全国多地纷纷开展“工程资料电子化”试点,推广应用“电子签章”在线签署工程资料,实现工程资料编制、审批、签章、归档及管理全程数字化。

• 开展建设工程资料电子化试点,要求勘察、设计、施工、监理等参建各方主体,在工程建设过程中实时形成、收集、整理和归档电子文件;工程资料应实现电子盖章。

--福建住建厅

契约锁电子签章系统提供API接口集成服务,可以与工程项目管理软件、ERP系统、OA或者工程资料管理系统集成应用,以数字证书为基础,打造覆盖工程建设全过程的电子资料签署平台。建设、施工、设计、检测、监理等参建单位,在工程建设中登录业务系统即可在线编制、审批、电子签署工程资料,实现线上流转签署、自动归档保存、材料全程防篡改。

工程建设全过程资料电子签应用

各地政策+应用场景

工程项目申报及审批

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• 全省施工许可电子证照依托四川政务服务网实行网上申报、审批、出证全流程网办。申请人可登录四川省建筑市场监管公共服务平台预览、保存、下载和打印带有审批机关电子签章的施工许可电子证照。

--四川省住建厅

契约锁解决方案

对接有关部门政务服务平台,为工程立项及施工许可证等材料文件的签署提供电子模板、电子印章以及验签、归档服务,实现工程申报、审批、批复、出证全程网办,提升办事服务效率。

特色:许可证电子模板应用;证书审批后批量盖章服务;申报企业身份在线认证核验,证书签章真伪在线可验;办事一趟不用跑。

工程方案及图纸

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•建设、勘察设计单位交付或上传至平台系统的施工图PDF文件应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)标准,同时应加盖本单位和承担该项目的相关注册或非注册勘察设计人员电子签章。

--沈阳市城乡建设委员会

契约锁解决方案

集成工程项目管理系统,实现PDF图纸多人线上联合签署,在CAD软件完成图纸PDF格式转换,在业务系统实现图纸审批,设计师、监理工程师、校核员、施工单位在线认证身份、校核图纸、签署审批意见,自动加盖设计院及监理单位资质章、出图章、注册章,高效完成图纸审核。

特色:各环节责任人实名认证签署,操作不可抵赖;图纸签批追责到人、签名真伪可验、防篡改;全程保障图纸权威、可信,高效审图。

工程作业票

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• 应急厅〔2021〕27号文中明确指出,要通过将特殊作业审批许可条件条目化、电子化、流程化,并通过信息化手段对作业全程进行过程和痕迹管理,从而实现特殊作业申请、审查、许可、监护、验收全流程信息化。

--应急管理部办公厅

契约锁解决方案

据国家应急管理局、市场监管总局安全管理要求,工程、市政等组织开展“动土、动火、用电、断路、有限空间、吊装、盲板抽堵以及高空等”8项作业时,必须提前考核风险要素,由安全管理员、项目负责人审批、并签署“作业票”才能开展现场作业。

契约锁电子签章支持集成“作业票管理系统”,为作业票签署提供“身份认证、电子签名、电子作业票模板以及数据存证”支持,现场作业人员线上提交开票申请,安全员、项目负责人手机短信移动签名,高效开票、过程合规。

特色:实名认证防代签、虚开票;作业票电子模板确保格式规范;移动签署提升签发效率;自动存档可追溯。

工程变更单及签证

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• 在全市范围内推广房屋建筑工程资料电子化。到2022年底,在全市房屋建筑工程中形成一批工程资料电子化示范项目,到“十四五”期末,全市房屋建筑工程项目基本实现工程资料电子化。

--北京市住房和城乡建设委员会

契约锁解决方案

在水利、交通、地产等各类工程项目实施中,如果设计或者客户需求发生变更,则需对原施工图纸或设计文件进行修改,一般需要核心设计单位审批确认,经工程部主管或发包人总工签字后并加盖技术专用章。线下签署需要多次来回跑腿、找人签字,单据在各个部门和签署人之间来回周转,签署耗时过长,影响工程项目周期。

契约锁支持集成工程项目管理系统,为项目变更审批单线上签署提供签署人身份认证、电子签署以及数据存证支持。在变更审批阶段,项目人员打开手机即可上报变更数据、发起变更审批,设计人员、工程主管及发包人通过手机短信链接即可实名认证在线签名,1天内完成变更审批,确保每项变更经授权、有记录、可溯源。

特色:多人线上依次签名;移动签署更高效;签署过程数据存证,变更审批过程可追溯。

工程招投标文件

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• 从2022年7月1日起,所有进入株洲市公共资源交易平台交易的工程建设项目实行中标通知书在线签章和打印,不再发放纸质中标通知书。

--株洲市公管办

契约锁解决方案

契约锁电子签章系统支持集成招投标管理软件,为招投标业务的各个环节提供“身份认证、电子签名、电子用印、电子模板以及数据存证等”功能支持,帮助建立“实名参与、线上招投标、远程评标开标、电子签约、全程留痕、真伪可验”的数字化招投标环境,“招标文件、标书、中标通知、投标保函、评标报告等”全过程文件网上签,推动工程招投标全程数字化转型。

特色:电子标书加解密服务;OFD电子保函签署服务;专家实名认证评标;中标通知自动盖章;全程留痕,过程透明可信。

工程服务合同

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• 发布《关于全面推行建设工程合同网签的通知》,自2023年4月1日起,我市依法必须招标的建设工程, 招标人在招标确定中标单位后,应当通过建设工程交易服务平台在线签订合同。

--深圳市住建局

契约锁解决方案

对接各地工程交易服务平台或者企业招投标管理系统,为工程建设招投标双方提供电子签约服务支持,各类施工合同、分包合同等服务文件,一键上传平台,即可远程签约。

特色:服务合同电子模板应用;合同文件加密传输;移动签约;支持在线核验合同真伪。

工程检测报告

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• 实现建筑工程质量检测报告生成、传输、使用全过程电子化,使用合法的电子签名和电子印章签署的电子化检测报告与纸质检测报告具有同等法律效力。

--北京市城乡和住房建设委员会

契约锁解决方案

对接集成工程检测服务系统,为工程检测机构检测报告签署提供电子模板及电子签章服务,在线生成PDF格式电子报告,线上审批、电子签署,让报告生成、传输、签署、归档全程数字化。

特色:电子模板提升报告制作效率;PDF格式电子报告防伪防篡改。

总结

电子签章应用为工程资料的编制、签署提供身份认证、电子模板以及数据存证支撑,让工程资料线上移交、查询、保管成为可能。通过电子签章与业务软件集成应用,让工程数据、业务流程与电子签章全面打通,解决工程资料线下签署中存在的“内容填写不规范”、“跟踪收集不及时容易丢”、“数据准确性不确定”、“移交保管麻烦”等众多难题,打通工程资料签署及存管中的堵点、难点,助力行业轻量化、数字化发展。

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