相比纸质合同的管理难、效率低、潜在风险大等问题,电子合同的好处越来越凸显,使得其在众多领域得到快速普及和发展,同时随着互联网信息技术的发展,数字经济已成趋势。电子签章也得到政策的支持,未来,电子合同签约方式势必会取代纸质合同签约方式。

那么,企业使用电子合同的好处有哪些呢?

1、提高合同签署效率,节省成本

纸质合同签约方式不仅需要协调签署双方人员线下见面,而且其合同制作签署流程比较繁杂,从合同拟定、打印,再到印章审批、签署或邮寄。需要耗费的周期较长,大大降低了合同签署的效率,容易耽误业务推进的时效。而使用电子合同签约方式,首先是双方无需见面,也无需邮寄,全程线上就能签署,并且不受时间、地域的限制,随时想签就能签。一份确认好的电子合同签署快至1-3分钟就能完成,大大提高了合同签署的效率,同时也降低了签署成本。

2、合同管理更加便捷

签署完成的纸质合同一般是双方各一份留档,因此,企业在累积合同文件到一定数量之后就会面临合同管理的问题,首先是需要更大的仓储空间,增加工作量的同时考虑配置多个管理人员。而且还需要面对翻找不便,合同损毁等各样的问题。使用电子合同后,采用电子化存储,无需仓储空间,一律存储在云端平台或本地服务器中,并且电子合同存储还联合第三方的存证机构进行保全,确保了合同存储的安全。而电子合同在管理过程中,不管是归档还是查阅都非常方面。

3、数据存储更加安全

纸质合同不管是在签署过程中还是存储中都需要承担一定的风险。比如伪造合同、私刻假章、冒签代签的行为屡禁不止且无法杜绝。而使用电子合同好处是签署后,首先通过电子合同订立系统进行签署需要先进行实名认证,确保了签署双方的身份是真实有效的,其次使用的电子签名需再次进行意愿认证,确保是本人操作或委托所为,避免了冒签和代签的风险。最后不少电子合同服务商还引入了区块链、时间戳等技术手段,对签署存储过程中数据加密防护,避免了篡改的风险,保全了证据链,使得电子合同签署存储安全更有保障。