如今，电子劳动合同在多行业深入应用，上上签电子签约等电子签约平台也飞速发展，7月1日，人力资源社会保障部办公厅发布《电子劳动合同订立指引》（以下简称“指引”），为电子劳动合同制定了详细规定。

图片来源：人社部官网

结合指引，一些尚未接触过电子合同的企业HR提出疑问，电子劳动合同使用起来是否便捷？电子签约对HR工作又会有哪些帮助呢？

签署管理更加智能

指引规定，使用电子签约来签署劳动合同时，需要确保签订前用人单位有告知，签订中双方需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥，确保身份识别，反映真实意愿，包含时间戳，签订后用人单位有通知，避免篡改。

不过，企业HR完全不需要担心因为初次接触电子签约而感到压力，因为相比纸质合同，电子合同的签署管理会更加智能。

电子签约相对于线下签约，签署前可批量智能告知签署者。企业在发送电子劳动合同时可以附上“签约须知”。签署人收到合同时可以第一眼看到弹窗提示中的这些重点内容，帮助他们了解电子合同、熟悉操作方式。

图片来源：上上签电子签约平台页面签约须知示例

采用电子劳动合同后，HR还能实时追踪合同签署状态，及时提醒劳动者签署，避免合同超时未签的法律风险。

例如，已拒签的合同可通过合同详情查看拒签理由，帮助HR及时把控业务状态；但若对方由于某些原因未收到通知短信没有完成签署，此时需要通知签署者尽快完成签署，保证合同的签署时效。

而这些高科技的手段，是纸质合同无法实现的。

合同可便捷下载

指引要求对于电子合同的调取、存储和应用，能够做到随时获取。

这对于企业和员工来说都会非常方便，之前HR在日常工作中经常需要在档案室翻文件调取员工劳动合同，有时还会出现无法找到一些历史久远的纸质合同的情况。

员工也是如此，东西多了，时间长了，或者搬了次家，纸质劳动合同就找不到了，带来了很多麻烦。

使用电子签约后就无需担心这些事情，签署者可以随时随地可以调取查看。

另外指引还提到了劳动者如需要电子劳动合同纸质文本，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

上上签电子签约平台为员工提供了非常直观可见的电子合同下载入口，方便下载和打印，为企业减少了回答员工一些不必要操作问题的时间。

合同文件附带查验二维码

同时，上上签电子签约平台的电子合同带有查验二维码，可以增强查验纸质打印件是否与电子原件一致的便捷性。

关于这点，早在2019年，一些青岛的企业在与上上签电子签约合作前就曾联合青岛市人社局、西海岸新区人社局及劳动监察局、青岛市人力资源协会与上上签电子签约一起召开了企业电子劳动合同研讨会。后续在项目论证阶段，企业的人力部门分别与青岛本地银行、政府等机构就“是否接受员工收入证明、在职证明等改为电子合同”进行了探讨并做了可行性论证。

据悉，由于员工要将证明打印出来去各部门办理业务，其中每份证明都会标注上上签电子签约的查验二维码，扫码即可显示该份合同的签署信息，有效提升了各部门对于证明类电子合同的接受度。

图片来源：上上签电子签约平台下载的电子合同

此外还有一种情形，之前某世界500强药企想上线电子离职证明，但离职员工担心新单位不认可电子版形式，仍会索要纸质证明。为化解推广阻力，上上签电子签约的每份合同都会有一个二维码，扫码后能显示是一份有效的电子合同，作为线下使用的凭证。

而无查看合同权限的人员，即使获取二维码也无法扫描查看合同，避免合同泄密。据企业反馈，后续企业内部审计时可通过扫码随时随地快速查看合同，快速和线下合同进行比对。

上上签电子签约专家认为，企业采用电子劳动合同，不仅仅是签约方式的变化，随之而来的还有合同流转的自动化、合同管理的智能化，帮助企业HR管理提效。期待在指引的规范下，电子劳动合同将在人力资源领域全面开花结果。

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