7月1日，人力资源社会保障部办公厅发布《电子劳动合同订立指引》（以下简称“指引”）。那么，企业该如何借助指引规范推行电子劳动合同？近日，上上签电子签约与企业HR进行了深度解读。

图片来源：人社部官网

采用电子签约需提醒劳动者

指引在“电子合同的订立”一章中基本完整描述了电子劳动合同签订的步骤，因此我们要确保电子合同需要完全满足这些步骤：确保签订前有告知；签订中需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥，确保身份识别，反映真实意愿，包含时间戳；签订后有通知，避免篡改。

有了以上这些步骤的控制，将来电子劳动合同就完全具备法律效应，从一定意义上来说，电子劳动合同比纸质劳动合同更具有可信赖性。上上签电子签约在与几家企业的SSC负责人沟通时，他们都提到现在国家政策变化太快，希望上上签电子签约作为电子签约供应商能随时关注研究国家政策和标准，并主动告知HR相应的应对措施，确保HR能真正把有限的时间投入在业务增值的工作上。

由于上上签电子签约作为平台需随时关注国家最新政策变化和要求，确保电子签约流程与国家要求完全吻合，因此企业不必担心。

例如在告知义务这一条款上，这不仅是因为指引要求，也是企业需求。因为企业会担心员工对电子合同这样的新兴签署方式无法准确理解或重视而增加沟通成本。

于是上上签电子签约在产品中加入了自定义签署提示消息的功能。

图片来源：上上签电子签约平台页面签约须知示例

企业在发送电子劳动合同时可以附上“签约须知”相关的重要说明文字、操作指引、注意事项等，比如电子劳动合同与纸质合同一样具有法律有效性，请放心签署。

签署人收到合同时可以第一眼看到弹窗提示中的这些重点内容，帮助他们了解电子合同、熟悉操作方式。

此外，《中华人民共和国劳动合同法》还要求：建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。所以HR需要知道合同的进展。

针对这点，HR给预入职员工发送offer确认函后，可以根据签署状态，包括未读未签、已读未签、已完成、合同已撤销、合同已拒签等，来判断员工入职意向。已拒签的合同可通过合同详情查看拒签理由，帮助HR及时把控业务状态，降低合同签署过程中信息了解不及时带来的风险。

但若对方由于某些原因未收到通知短信没有完成签署，此时需要对签署者进行再次提醒，通知尽快完成签署，保证合同的签署时效。

图片来源：上上签电子签约平台页面，HR可查看签署状态，对未签合同进行提醒

合同需要提供下载路径

指引提到，劳动者如需要电子劳动合同纸质文本，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

上上签电子签约平台为员工提供了非常直观可见的电子合同下载入口，方便下载和打印，为企业减少了回答员工一些不必要操作问题的时间。

在上上签电子签约平台签署后即可下载电子合同，方便保存和打印

同时，上上签电子签约平台的电子合同带有查验二维码，可以增强查验纸质打印件是否与电子原件一致的便捷性。

关于这点，早在2019年，一些青岛的企业在与上上签电子签约合作前就曾联合青岛市人社局、西海岸新区人社局及劳动监察局、青岛市人力资源协会与上上签电子签约一起召开了企业电子劳动合同研讨会。后续在项目论证阶段，企业的人力部门分别与青岛本地银行、政府等机构就“是否接受员工收入证明、在职证明等改为电子合同”进行了探讨并做了可行性论证。

据悉，由于员工要将证明打印出来去各部门办理业务，其中每份证明都会标注上上签电子签约的查验二维码，扫码即可显示该份合同的签署信息，有效提升了各部门对于证明类电子合同的接受度。

图片来源：上上签电子签约平台下载的电子合同

此外还有一种情形，之前某世界500强药企想上线电子离职证明，但离职员工担心新单位不认可电子版形式，仍会索要纸质证明。为化解推广阻力，上上签电子签约的每份合同都会有一个二维码，扫码后能显示是一份有效的电子合同，作为线下使用的凭证。

而无查看合同权限的人员，即使获取二维码也无法扫描查看合同，避免合同泄密。据企业反馈，后续企业内部审计时可通过扫码随时随地快速查看合同，快速和线下合同进行比对。

上上签电子签约与企业HR认为，指引对电子劳动合同做了非常详尽的指导。企业HR完全可以参考这份指引与劳动者推行电子劳动合同。相信在指引的规范下，会有更多的企业与劳动者接受并放心签署电子劳动合同，期待电子劳动合同在人力资源领域的全面开花结果。

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